Jak si správně zorganizovat svůj čas.
Jeden z nejnáročnějších lidských úkolů je zorganizovat si čas. Ne nadarmo se říká, že čas jsou peníze – kvůli špatné organizaci svého času jich můžete spoustu promrhat. Zapomenete přijít na schůzku s obchodními partnery, nebo si domluvíte dvě schůzky v jeden čas, nevzpomenete si na momentálně bezvýznamný, ale v důsledcích podstatný úkol, těžce stanovujete priority, ztratíte papírek s telefonním číslem a adresou, to vše jsou důsledky špatné (nebo žádné) organizace času.
Počítače by měly problémy řešit, ne přidávat
Počítače jsou téměř ideální pro tuto „špinavou práci“. Mají obrovskou paměť, nezapomínají, nejsou unavené, a jsou hloupé, což se paradoxně může ukázat jako výhoda – nedokážou si totiž různými argumenty zdůvodňovat, proč některou činnost raději neudělají. V současnosti už existuje spousta programů pro organizaci času, a to jak pro jednotlivce, tak pro pracovní týmy i celé organizace. Vybrat si může doslova každý, jen musí vědět, co vlastně chce.
Nejjednodušší využití počítače pro organizaci času je využívat jej pro uschovávání kontaktů – telefonních čísel a adres. Dobrý program dokáže ke každému kontaktu (může jít o jednotlivé osoby, ale i firmy a instituce) přidávat také poznámky – této funkce využívejte a poznamenávejte si, např. o čem jste naposledy telefonicky hovořili, na čem jste se dohodli apod. Tyto informace se příště můžou ukázat jako cenné. Další využití kalendáře je samozřejmě v hromadné korespondenci – namísto toho, abyste měli kontakty seřazeny na několika místech, budete k nim moci přistupovat z většiny programů.
Evidence úkolů by měla být další vlastností organizačních programů. Úkolům musí jít přiřazovat priorita, termín splnění, doba trvání. Uživatel sice musí vždy úkol do programu zadat (prostřednictvím jednoduchého formuláře), ten se však už musí postarat o to, aby vždy úkol včas připomněl. Proto musí mít uživatel možnost určit, kdy mu bude úkol připomenut. Zvláště agresivní by měl být program při připomínání úkolů, jejichž termín nebyl dodržen. Pokud úkol splníte, programu to řeknete a úkol už vám nebude dále připomínán.
Jádrem každého programu pro organizaci času je kalendář. Narozdíl od toho papírového na stole však elektronický kalendář musí být přizpůsobivý. Uživatel musí mít možnost podívat se na seznam akcí v jednom dni, ale i v pracovním týdnu nebo měsíci. Do kalendáře musí jít přidávat akce a musí jít nastavit jejich připomínání, podobně jako u úkolů. A kalendář musí hlavně s modulem úkolů spolupracovat. Tzn. když si otevřete přehled akcí konkrétního dne, musí vám program zobrazit (ale můžete si tuto vlastnost i vypnout) seznam všech úkolů, které jsou k tomuto dni aktivní. Musí vám zobrazit nejen přehled naplánovaných akcí, ale musí je zobrazit i v samotném kalendáři – časovém rozvrhu. Musí vás upozornit, pokud se budete pokoušet naplánovat si dvě schůzky v jednom čase.
Dnešní doba je ve znamení komunikace a také Internetu. Když si budete pořizovat program pro organizaci času, myslete dopředu na to, jestli budete používat Internet (pokud jej už nepoužíváte). Pokud zní odpověď ano, požadujte po svém programu, aby obsahoval také modul pro elektronickou poštu. Jestli plánujete také použití malé sítě, neměly by funkce pro elektronickou poštu rozhodně chybět.
Při výběru programu pro organizaci času neváhejte a zeptejte se několika známých, kteří už nějaký používají. Ptejte se na jejich zkušenosti a na funkce programů. Od prodejce vyžadujte zkušební verzi, kterou si poté pořádně „osahejte“. Samotný program si kupte, až si budete jisti, že jej chcete. Avšak dejte si pozor na přehnané nároky – ideální program nikdy nenaleznete, takže se soustřeďte jen na ty funkce, které budete používat denně a neklaďte důraz na technické finesy, které využijete jednou za rok.
Organizace času bez počítače
Když jste mimo svou kancelář, svůj počítač samozřejmě používat nemůžete. Jednou z možností je přepsání důležitých údajů na papír nebo do papírového diáře. Jiným, elegantnějším (a použitelnějším) řešením je použití elektronického diáře nebo organizéru. Jde o malé počítače, které mají klávesnici a malý displej. Dokáží v omezené míře to, co programy – udržovat seznam úkolů, kontaktů a práci s kalendářem.
V minulosti byly hodně rozšířené tzv. elektronické diáře, které však trpěly jednou vadou – data jste do nich museli „naťukat“ ručně, zkrátka s počítačem nekomunikovaly vůbec nebo jen velmi neprakticky. Dnes už výrobci těchto minidiářů pokročili, ale přesto není komunikace s počítačem (synchronizace dat) dokonalá. Výhodou je však nižší cena těchto zařízení – nejlevnější můžete sehnat za něco více než tisíc korun.
Mnohem zajímavějším, ale současně dražším řešením, se zdají být tzv. organizéry. Jde o počítače bez klávesnic, jen s relativně větším displejem. Na tento displej se píše – přiloženým perem, nazývaným stylus. Jejich možnosti jsou širší – nejenže dokážou udržovat aktuální data ve spolupráci s počítačem, ale můžete na ně instalovat další programy, např. pro psaní textů, tabulek, můžete s jejich pomocí doplňovat data do účetnictví, do skladového systému apod. Nejznámější jsou organizéry Palm Pilot (více si o nich můžete přečíst ve vloženém časopise Mobility). Nejlevnější seženete už za sedm tisíc korun, starší modely jsou i levnější. Jim se snaží konkurovat organizéry se systémem Windows CE (jejich obrazovka je podobná té ze stolního počítače – grafikou, ne velikostí). Je jich na trhu více, jenže jsou dražší – ceny začínají na dvanácti tisících korunách (bez DPH).
Zatímco Palm Piloty jsou hodně zaměřeny na organizaci času, organizéry s Windows CE se snaží nabídnout i hlasový záznamník a lepší vytváření dokumentů. Více se o těchto zařízeních dozvíte v časopise Mobility, který je věnován právě jim.
K čemu je PIM?
Programy pro organizaci času – anglicky se jim říká PIM – Personal Information Manager, což přesně vyjadřuje, o co se starají – o co nejlepší správu vašeho času, vašich osobních informací o jiných lidech, o úkolech, které máte před sebou i o struktuře vašeho času. Užitečný PIM je váš asistent při komunikaci – s jinými lidmi, s firmami, s institucemi.
Zdroj: Computer
