12 tipů a triků pro Kalendář Google, které ušetří čas, nervy a umožní využívat kalendář na maximum

Pokračování 2 / 12

Přiložte si ke schůzkám příslušné dokumenty

Kalendář Google vnímáme jako skvělého pomocníka, který dokáže propojit různé služby do jednoho celku. Typickým příkladem je příprava na poradu. Místo abychom si prezentaci ukládali na plochu počítače, nahrajeme ji na Disk Google a rovnou ji připojíme jako přílohu k dané události. Odpadá tak stresující hledání souboru těsně před schůzkou, protože vše máme na jednom místě.

 Přidejte si k události přílohy

Velkou výhodou vkládání příloh je časová flexibilita. Podklady totiž nemusíme přidávat jen při vytváření události, ale můžeme se k ní kdykoli vrátit a soubory doplnit později. Nám se tento postup osvědčil například pro sdílení programu předem a pro vložení zápisu po skončení schůzky. Z jedné položky v kalendáři si tak vytvoříme přehlednou složku pro všechny související materiály.

Pokračování 3 / 12

Nechte si posílat připomínky e-mailem

Na běžné oznámení v mobilu se nedá příliš spolehnout. V záplavě desítek jiných notifikací, které na nás telefon neustále chrlí, se totiž jedno krátké pípnutí snadno ztratí. Přehlédnout takto blížící se konec technické kontroly nebo důležitou schůzku s nadřízeným je pak až trestuhodně snadné. Následné nepříjemnosti za takové přehlédnutí rozhodně nestojí.

 Upozornění na událost e-mailem

Jako mnohem spolehlivější řešení se nám osvědčilo e-mailové upozornění, které v doručené poště jen tak nezapadne. Ve webové aplikaci otevřete příslušnou událost a přejděte do režimu úprav. Následně klepněte na Přidat oznámení, v rozbalovací nabídce zvolte E-mail a nastavte, s jakým předstihem vám má být zaslán. Můžeme jich nastavit i více, třeba týden a den předem.

Pokračování 4 / 12

Rychlé vytvoření nové události

Většina z nás při vytváření nové události nejprve otevře aplikaci a pak hledá to správné tlačítko. My v redakci ale milujeme zkratky, které šetří čas. Pro tento účel existuje téměř kouzelná formulka, která vás k cíli dostane okamžitě. Prostě a jednoduše ve webovém prohlížeči zadejte adresu cal.new a formulář pro novou událost se ihned objeví. Geniálně rychlé.

 Rychlé vytvoření nové události přes cal.new

Tato šikovná zkratka vás bez jakéhokoli mezikroku přenese rovnou na formulář pro vytvoření události. Nejde přitom o jedinou fintu tohoto druhu. My v redakci tento systém používáme denně, protože Google nabízí i další adresy, například doc.new pro textový dokument nebo sheet.new pro tabulku. Je to návykový a elegantní způsob, jak ušetřit čas a soustředit se rovnou na podstatu věci.

Pokračování 5 / 12

Nechte si zobrazovat číslo týdne

Rozlišování lichých a sudých týdnů je tak trochu český evergreen, který dokáže potrápit nejednoho studenta či zaměstnance se střídavým vyučováním nebo směnami. Přitom řešení je geniálně prosté a my ho v redakci považujeme za naprostou nutnost. Necháváme si totiž v kalendáři trvale zobrazovat čísla týdnů. Jeden pohled nám tak prozradí, že je právě 24. týden, a hned máme jasno.

 Zobrazovat číslo týdne

Samotné zapnutí této užitečné funkce je snadné, i když možná trochu schované. Tuto možnost najdete v Nastavení mobilní aplikace v sekci Obecné jako přepínač Zobrazovat číslo týdne. Zde si dovolíme jedno malé upozornění: toto nastavení se bohužel nesynchronizuje. Chceme-li čísla týdnů vidět i na počítači, musíme je ve webové aplikaci zapnout zvlášť.

Pokračování 6 / 12

Zobrazování státních svátků

Ruku na srdce, kdo z nás si bez zaváhání vybaví přesná data všech českých státních svátků? My v redakci přiznáváme, že spoléháme na techniku. Kalendář Google totiž umí tuto naši lidskou nedokonalost elegantně vyřešit. Umožňuje si jednoduše zapnout automatické zobrazení všech dnů pracovního klidu, díky čemuž můžeme s předstihem plánovat prodloužené víkendy a další aktivity.

 Přidáváme zobrazení státních svátků a významných dnů

Celé nastavení je naštěstí otázkou chvilky a zvládne ho naprosto každý. Postup je následující: přejděte do Nastavení a pokračujte do sekce Svátky. Zde zvolte možnost Přidat státní svátky a vyberte Česko. V dalším kroku si pak můžete zvolit, zda si přejete zobrazovat pouze státní svátky, nebo i významné dny. My doporučujeme zobrazovat jen dny volna, kalendář tak zůstane přehlednější.

Pokračování 7 / 12

Využijte pokročilé vyhledávání

Pro rychlé nalezení schůzky nám mobilní aplikace obvykle postačí, její vyhledávání je ale poměrně jednoduché a umí pracovat jen s klíčovými slovy. Jakmile však potřebujeme zapojit pokročilejší filtry – třeba hledat jen v jednom kalendáři, podle účastníků nebo v konkrétním datu – musíme se přesunout k počítači. Webová verze je v tomto ohledu úplně jiná liga a stává se mocným nástrojem.

 Pokročilé vyhledávání

Samotné pokročilé filtry jsou ve webovém rozhraní trochu nenápadně ukryté. Postupujte takto: klepněte na tlačítko s obrázkem lupy. Následně použijte trojúhelník v pravé části vyhledávacího pole, čímž rozbalíte nabídku, ve které můžete hledání upřesnit. Právě toto je nástroj, který nám pomůže najít i dávno zapomenutou schůzku.

Pokračování 8 / 12

Nechte si posílat denní agendu e-mailem

Začínat den s jasným přehledem všech schůzek a úkolů je k nezaplacení, zvláště po víkendu. My v redakci si proto necháváme každé ráno do e-mailu zasílat takzvaný denní plán. Je to elegantní souhrn, který nám pomáhá utřídit si myšlenky, aniž bychom museli otevírat samotný kalendář. Nastavení je snadné, tuto možnost najdete ve webové aplikaci v sekci Nastavení.

 Zasílání denního plánu e-mailem

V samotném nastavení je pak už cesta k cíli přímočará. Přejděte do Nastavení mých kalendářů a zvolte kalendář, který si přejete mít každý den ráno v e-mailu. Přejděte do sekce Jiná oznámení a u položky Denní plán přepněte na možnost E-mail. Tuto volbu doporučujeme provést pro váš hlavní pracovní kalendář. E-mail vám pak dorazí každý den kolem páté hodiny ranní.

Pokračování 9 / 12

Obnovte omylem smazanou událost

I nám v redakci se občas podaří neopatrným kliknutím smazat důležitou událost. Naštěstí to není nevratná katastrofa, protože Kalendář Google má pro tyto případy k dispozici koš. Máme však poměrně krátkou lhůtu třiceti dnů na to, abychom událost obnovili. Důležité je vědět, že tato záchranná funkce je opět dostupná výhradně ve webové aplikaci, v mobilu bychom ji hledali marně.

 Obnovení události z koše

Samotná záchranná operace ve webovém rozhraní je naštěstí dílem okamžiku. Klepněte na tlačítko s ozubeným kolečkem a zvolte Koš. Pak už jen stačí u příslušné události klepnout na tlačítko pro její obnovení. V koši navíc přehledně vidíme, kdo a kdy událost smazal, což oceníme především u kalendářů sdílených v týmu.

Pokračování 10 / 12

Pro některé věci jsou lepší úkoly

Ne všechno, co si potřebujeme poznamenat, je nutně schůzka s pevným časem. Pro položky typu „zavolat na úřad“ nebo „koupit dárek“ se mnohem lépe hodí seznam úkolů. Tuto funkci, známou jako Úkoly Google, najdeme dnes už chytře integrovanou přímo v Kalendáři. Nemusíme tak používat žádnou další aplikaci a své povinnosti vidíme přehledně hned vedle denního plánu.

 Vytvoření úkolu

Samotné vytvoření úkolu je podobně snadné jako u běžné události. Klepněte tedy na tlačítko plus a z nabídky, která se vynoří, zvolte Úkol. Poté ho stačí pojmenovat a volitelně mu nastavit termín, který se následně promítne do kalendáře. Všechny zadané povinnosti pak najdeme v přehledném seznamu, kde si je po dokončení můžeme s dobrým pocitem konečně odškrtnout.

Pokračování 11 / 12

Zobrazení sekundárního časového pásma

Plánování schůzek s kolegy v zahraničí je disciplína, kde se snadno chybuje. Ačkoli Kalendář Google automaticky přepočítává časy, my doporučujeme jít o krok dál a aktivně pracovat s více časovými pásmy. Získáte tak naprostou jistotu, že omylem nenaplánujete videohovor s obchodním partnerem z New Yorku na třetí hodinu ranní. 

 Sekundární časové pásmo

Přejděte do Nastavení Kalendáře Google (ikona ozubeného kola). V levé nabídce vyberte sekci Časové pásmo. Zde je nejdůležitější zaškrtnout volbu Zobrazit sekundární časové pásmo a z nabídky si vybrat požadovanou lokalitu, například čas našich partnerů v New Yorku. Volitelně můžete pro každé časové pásmo přidat Štítek, například „Moje lokální“ a „Klient NYC“.

Pokračování 12 / 12

Vytvářejte události pomocí klávesových zkratek

Skutečného profesionála často poznáme podle toho, jak málo sahá po myši. Kalendář Google naštěstí pamatuje i na nás, kteří dáváme přednost rychlosti klávesnice, a nabízí pro to bohatou sadu zkratek. Nejde přitom jen o ušetřené vteřiny, ale hlavně o plynulost práce, kdy nemusíme zdlouhavě hledat správnou ikonu. Osvojení těchto zkratek je investice do vlastní efektivity, která se mnohonásobně vrátí.

 Povolit klávesové zkratky

V první řadě se ujistěte, že jsou klávesové zkratky v Kalendáři vůbec povolené. Jedná se o jednorázové nastavení. Klepněte na ikonu Nastavení (ozubené kolo) vpravo nahoře a vyberte Nastavení. V sekci Obecné sjeďte dolů k položce Klávesové zkratky a zaškrtněte políčko Povolit klávesové zkratky.

 Klávesové zkratky

A nyní ten nejdůležitější trik ze všech. Nemusíte si nic tisknout ani pamatovat. Kdykoli stiskněte klávesu ? (otazník) přímo v Kalendáři Google, čímž se zobrazí kompletní seznam dostupných zkratek. Tuto funkci považujeme za naprosto geniální, protože slouží jako neustále dostupný interaktivní tahák, který vás vše naučí za pochodu.