Tipy a triky pro mobilní aplikaci Gmail. Přepínejte mezi účty, formátujte text a objevte supertajný režim

Aplikace Gmail je předinstalovaná ve všech Androidech, a pro mnoho uživatelů slouží jen jako „obyčejný“ e-mailový klient pro čtení a odesílání e-mailů. Jenže v aplikaci se schovává spousta doplňkových nastavení a funkcí, o kterých nemá mnoho uživatelů sebemenší tušení. Nejedná se o žádné zbytečnosti, ale o užitečné funkce, která vám mohou pomoci zpřehlednit e-maily, jejich rozesílání, formátování nebo přidají užitečné funkce, které se ukrývají v kontextových nabídkách.

Drobnost pro Android a iOS, která potěší. V mobilním Gmailu jedním tlačítkem přeložíte celý e-mail

V článku vám ukážeme deset tipů a triků k tomu, jak být s mobilním Gmailem produktivnější. Jednoduše si vytvoříte automatickou odpověď na doručenou poštu v případě, že odjíždíte na dovolenou, nebo můžete posílat e-maily v utajeném režimu, popř. se specifickým mobilním podpisem. Ten vysvětlí, proč jste při odpovědi šéfovi nepoužili hacky a carky.

Odešlete e-mail v přesně daný čas

Máte dopsaný e-mail? Někdy nebývá nejvhodnější jeho odeslání ve 23:16, ale hodí se počkat až na ráno, kdy jsou notifikace na telefonech daleko více na očích. Není tedy nic jednoduššího, než si po napsání e-mailu nastavit jeho automatické odeslání v přesně daný čas. Ze své e-mailové schránky pozoruji, že nejčastěji tyto předpřipravené e-maily přichází v osm, devět nebo v deset dopoledne.

E-mail se může přes Gmail odeslat v přesně stanovený čas

V okně, ve kterém máte napsaný e-mail, zvolte nabídku se třemi tečkami v pravém horním rohu. Následně zvolte položku Naplánovat odeslání. Zvolit můžete tři předpřipravené intervaly – v mém případě se jednalo o „zítra ráno“, „dnes odpoledne“ a „v pondělí ráno“. Čtvrtou položkou je přesná volba dne a času, kdy má dojít k odeslání e-mailu. Po jeho odeslání se zařazení do sekce „Naplánováno“, ve které můžete jeho budoucí odeslání zrušit. Předpřipravený e-mail ostatně poznáte i vy sami, a to podle času jeho doručení.

Pokud chcete jeho naplánování zamaskovat, podle času odeslání 14:37 nikdo nic nepozná. Daleko podezřeleji vypadá e-mail, který vám přišel v 8:00 nebo v 10:05.

Nastavte si potvrzování akcí

Při používání mobilního Gmailu se stane, že se občas překliknete. Smazaný e-mail sice půjde obnovit, ovšem odeslání e-mailu, který nebyl dokončený, jen tak zpět nevrátíte. Tedy, můžete vzít odeslání zpět, ale máte na to v mobilu jen deset vteřin, než z displeje zmizí drobná notifikace ve spodní části displeje.

Nastavte si potvrzování akcí, ať nedopatřením neodešlete nedopsaný e-mail nebo nesmažete důležitou zprávu

Pokud chcete mít jistotu, že se daná akce uskuteční až tehdy, kdy to máte opravdu v plánu, nastavte si potvrzování základních akcí v Gmailu. Přejděte do menu v levém horním rohu. Odrolujte dolů a přejděte do Nastavení - Obecná nastavení, kde vyhledejte sekci Potvrzení akce. Samostatně tak můžete potvrdit smazání e-mailu, archivaci i jeho odeslání. Už nikdy se vám tak nestane, že by některá z těchto tří akcí proběhla bez vašeho vědomí pouhým překlepnutím, popř. posunem prstu přes konverzaci, což defaultně slouží k její archivaci.

Supertajný režim

Pokud s někým chcete přes e-mail sdílet citlivé informace, můžete e-mail poslat v tzv. Důvěrném režimu. Zapnete jej přes kontextovou nabídku, a tento režim jako takový zablokuje přeposílání, kopírování, tisk a stáhnutí e-mailu. I díky tomu, že je obsah zprávy nahrazený odkazem k samotnému obsahu e-mailu.

Posíláme e-mail v Důvěrném režimu

Na straně odesílatele si nastavíte konec platnosti důvěrného režimu (1 den až 5 let) a případně také heslo, kterým se bude muset protistrana prokázat. Vygeneruje jej Google, a rovnou jej zašle adresátovi e-mailu na jeho telefonní číslo. 

Pokud takto e-mail pošlete z mobilu, u adresáta se zobrazí zpráva s odkazem, na kterém si e-mail může přečíst. Tento e-mail skutečně nelze nijak přeposlat, stáhnout nebo z nej vykopírovat text. Na co je však i Google krátký, je prostý printscreen. Kopii obrazovky můžete pořídit i nadále, a samozřejmě ji různými způsoby sdílet. Kdo hledá cestu, vždy si ji najde...na druhou stranu, odeslání e-mailu v Důvěrném režimu může spoustu běžných uživatelů odradit od jeho nechtěného sdílení.

Skryté formátování textu

Když píšete e-mail přes Gmail v Androidu, jakékoliv formátování textu je pečlivě skryto. Stačí však do těla e-mailu napsat alespoň jedno slovo a dlouze na něm podržet prst, načež vám na displeji vyskočí položka Formátování. 

V nově psaných e-mailech si rychle aktivujete skrytou nabídku pro formátování textu

Od této chvíle můžete změnit text na tučný, kurzivu nebo podtrženou podobu. Dále můžete změnit barvu písma u vybrané části textu či dokonce jeho barevné zvýraznění. V obou případech je k dispozici několik základních předpřipravených odstínů. Samostatným tlačítkem pak u vybraného textu můžete odebrat veškeré dříve použité formátování.

Akce po přejetí prstem

Z předchozích odstavců víme, že posunutím prstu do strany přes konverzaci ji můžete archivovat. Ano, to je základní chování aplikace, které si však můžete v nastavení detailněji upravit. Stačí v Nastavení - Obecná nastavení najít položku Akce po přejetí prstem v poště. 

Pro přejetí prstu doleva a doprava si nastavíte vlastní zkratky

V základu je na přejetí prstu zleva doprava i zprava doleva nastavena archivace. Tu však můžete změnit na smazání e-mailu, označení přečtení/nepřečtení, přesun e-mailu do složky, nebo e-mail takzvaně odložit. Posun doleva a posun doprava může mít úplně jinou funkci, takže si práci s Gmailem, zvláště tehdy, pokud dostáváte několik desítek e-mailů za hodinu, značně zjednodušit. 

Rychlé přepínání mezi účty

Drobná funkce, která značně zrychlí přepínání účtů. Často se totiž stává, že Gmail obsluhuje minimálně dva e-mailové účty. Váš soukromý účet, který je využili pro úvodní nastavení Androidu, a poté třeba firemní e-mail. Pokud máte soukromý nastavený jako primární, při vstupu do Gmailu musíte prakticky neustále přepínat schránky, protože se zrovna v tuto chvíli potřebujete dostat do firemního emailu. Učiníte tak kliknutím na portrét v pravém horním rohu, přes nějž následně vyberete váš druhý účet. Pokud je však účtů více, stanete se tato obrazovka s možnostmi přidání dalších účtů už trochu nepřehlednou.

Takto staromódně už účty v Gmailu nepřepínejte. Na náhledové stránce schránky stačí jen prstem přejet po svém portrétu směrem dolů

To však řeší velmi jednoduchý trik. Stačí jen v základním přehledu vaší e-mailové schránky prstem přejet po své ikoně v pravém horním rohu směrem dolů, a Gmail okamžitě přepne mezi vašimi účty. Jakmile se dozvíte o existenci této zkratky, účty už nebudete nikdy přepínat jinak.

Automatická odpověď v nepřítomnosti

Vyrazili jste na dovolenou, a nemáte nastavené automatické odpovědi v nepřítomnosti? Pohodlně je nastavíte přes Gmail v Androidu. Stačí přes nabídku v levém horním rohu přejít do Nastavení, zvolit svůj účet a v dlouhém menu vyhledat položku Odpověď v nepřítomnosti.

Odpověď v nepřítomnosti nastavíte i přes mobilní Gmail, třeba cestou na dovolenou

Nastavíte si začátek a konec trvání automatických odpovědí. Předmět a obsah e-mailu, a také to, zda se má automatická odpověď odesílat všem, nebo jen těm, které máte uložené mezi kontakty. 

E-mail z mobilu může mít vlastní podpis

Podobně jako pří používání webového rozhraní pro Gmail, můžete i při psaní e-mailů ze smartphonů používat automatický podpis. Přejděte do nabídky v levém horním, zvolte nastavení Nastavení, svůj účet a v menu hledejte položku Podpis v mobilu.

Světu dáte velmi jednoduše vědět, že jste na tento konkrétní e-mail odpověděli z mobilu

Musíte však zapomenout na vyumělkované formátování, obrázky a na hypertextové odkazy. Podpis v mobilním Gmailu je pouze ve formě stručného textu. Přímo se zde nabízí přidat větičku: „Tento e-mail byl odeslán z mého smartphonu“.

Vypněte si upozornění na nevyřízené e-maily

Funkci, která připomíná e-maily, na které jsem zapomněl odpovědět, nebo ty čekající na další reakci, jsem využil jen jednou. Nejčastěji mě informovala o tom, že na můj e-mail protistrana už spoustu dní dní nereagovala. Pokud je těchto e-mailů více, spíše vás tato upozornění rozčilují, než aby byla k užitku. V určitých situacích tak není na škodu vypnout toto neustále „popichování“, které vás chce vybičovat k ještě většímu „emailovému nátlaku“ na protistranu.

Připomínání e-mailů a odpovědí na ně někdy doslova pije krev. Tyto automaticky aktivní funkci si naštěstí v mobilu můžete vypnout

Upozornění na nevyřízené e-maily je aktivní automaticky. Pokud jej chcete vypnout, přejděte do Nastavení, zvolte svůj Gmail účet a hledejte položku Odpovědi a nevyřízené e-maily. Pro vypnutí funkce odškrtněte obě položky, čímž odmítnete návrhy na chybějící reakce i připomínání e-mailů.

Adresáta vložte přímo do těla e-mailu

Nový e-mail píšete osobě z vašeho kontaktního seznamu, a nebo rovnou zadáváte e-mailovou adresu. Pokud si však při psaní textu uvědomíte, že e-mail chcete poslat ještě někomu (bez kopie, ale napřímo), stačí jen do těla zadat zavináč. Jakékoliv znaky za ním zadané budou automaticky hledat mezi známými e-mailovými adresami.

Adresáta můžete napsat přímo do těla e-mailu. Po stisknutí zavináče jej rovnou vyhledáte ze seznamu kontaktů

Vybraný kontakt se vám filtruje v malém okně, a po kliknutí na vybranou adresu se, nejen vypíše do e-mailu, ale rovnou přidá i jako adresát rozepsané zprávy. Nevýhodou je to, že takto napsaná adresa zůstává napsaná i v těle e-mailu při doručení, a to se uvozovacím zavináčem. Člověk by čekal, že tato adresa z těla zprávy při odeslání zmizí. Pokud ji smažete ještě před odesláním, z pole adresáta zmizí. Jedná se tedy o aktivní provázání, které musí před odesláním zůstat na svém místě.